Zarządca najmu krótkoterminowego czy własna obsługa z programem

Przy najmie krótkoterminowym wybierasz między firmą, która prowadzi apartament za prowizję, a własną obsługą wspartą programem. Zarządca zabiera zwykle od 15 do 25 procent przychodu z rezerwacji, ale bierze na siebie gości, sprzątanie i klucze. Program kosztuje stały abonament i zostawia gości Tobie, więc opłaca się, gdy masz kilka apartamentów i czas na kontakt z najemcami.

Ile kosztuje zarządca najmu krótkoterminowego

Firmy zarządzające apartamentami na doby rozliczają się najczęściej procentem od przychodu z rezerwacji. Stawki w ofertach rynkowych mieszczą się zwykle między 15 a 25 procent, a w dużych miastach bywają wyższe, gdy zarządca bierze też przygotowanie ogłoszenia i obsługę kalendarza. Do tego dochodzą koszty, które często rozlicza się osobno: sprzątanie po każdym pobycie, pranie pościeli, drobne naprawy i uzupełnianie środków czystości. Dokładne stawki wynikają z umowy, więc zawsze porównuj ofertę z własnym przychodem, nie ze średnią z internetu.

Przy apartamencie wynajmowanym za 12 000 zł miesięcznie prowizja 20 procent to 2 400 zł. W skali roku to blisko 29 000 zł za jeden lokal. Przy trzech apartamentach kwota przekracza roczny koszt niejednego systemu z dopłatą za pomocnika do sprzątania.

Co robi zarządca, a co zostaje po Twojej stronie z programem

Program nie otworzy drzwi gościowi ani nie ogarnie awarii o drugiej w nocy. Dobrze wykonuje za to całą biurową część najmu: pilnuje kalendarza pobytów, liczy przychód na lokal, rozlicza zaliczki i opłaty, zapisuje kaucje oraz przypomina o terminach. Dlatego pytanie nie brzmi, czy program zastępuje zarządcę, tylko które zadania chcesz zlecić na zewnątrz.

Kiedy zarządca jest lepszy

Zarządca wygrywa, gdy mieszkasz daleko od apartamentu, masz jeden lokal i nie chcesz odbierać telefonów od gości. Wygrywa też na starcie, kiedy nie znasz rynku i potrzebujesz kogoś, kto ustawi ceny oraz ogłoszenie. W takiej sytuacji prowizja jest ceną za spokój, a nie za rzeczy, które sam byś zrobił taniej.

Sprawdź w umowie okres wypowiedzenia, to, kto odpowiada za szkody, i czy zarządca ma dostęp do Twoich danych z rezerwacji po zakończeniu współpracy.

Kiedy opłaca się własna obsługa z programem

Własna obsługa zaczyna się opłacać od dwóch do trzech apartamentów w tej samej okolicy. Sprzątanie i kontakt z gośćmi można zlecić jednej osobie za stałą stawkę, a rozliczenia prowadzić w programie. Wtedy zamiast procentu od całego przychodu płacisz za faktycznie wykonaną pracę i abonament, który nie rośnie, gdy apartamenty zarabiają więcej.

Warto też zrobić dobre zdjęcia ogłoszenia, bo zwykle to one decydują o liczbie rezerwacji. Jeśli szukasz kogoś do tego zadania, fotografa nieruchomości do ogłoszenia apartamentu znajdziesz poza naszym serwisem, a efekt zobaczysz w obłożeniu już po kilku tygodniach.

Na co patrzeć w umowie z zarządcą

Przed podpisaniem sprawdź cztery rzeczy. Po pierwsze, od czego liczona jest prowizja: od przychodu brutto z rezerwacji czy od kwoty po odjęciu opłat platformy. Różnica potrafi zmienić efektywną stawkę o kilka punktów procentowych. Po drugie, kto ustala ceny i czy możesz je zmieniać bez zgody firmy. Po trzecie, jak wygląda odpowiedzialność za szkody po gościach i kto je zgłasza ubezpieczycielowi. Po czwarte, jak długo trwa wypowiedzenie i czy po nim dostajesz kalendarz, historię rezerwacji oraz kontakty do stałych gości.

Warto poprosić o przykładowy raport miesięczny. Jeśli zarządca nie potrafi pokazać przychodu, kosztów i prowizji osobno dla każdego lokalu, trudno będzie Ci później sprawdzić, ile naprawdę zostaje po Twojej stronie.

Sezonowość i wahania obłożenia

Najem na doby jest sezonowy. W nadmorskich i górskich lokalizacjach dwa, trzy miesiące potrafią dać większość rocznego przychodu, a w mieście obłożenie zależy od wydarzeń i dni tygodnia. Prowizja procentowa ma tu zaletę, bo przy słabym miesiącu płacisz mniej. Stały abonament programu jest niezmienny, ale jego udział w przychodzie szybko maleje, gdy lokal jest dobrze obłożony. Dlatego porównanie ma sens dla całego roku, nie dla pojedynczego miesiąca.

Przy planowaniu pamiętaj o miesiącach, w których apartament stoi pusty: sprzątanie i kontakt z gośćmi wtedy nie kosztują nic, a zarządca z prowizją też nie zarabia. Jeśli umowa zawiera stałą opłatę minimalną, uwzględnij ją w rachunku.

Rozwiązanie pośrednie

Nie musisz wybierać skrajnie. Wielu właścicieli oddaje zewnętrznej firmie tylko sprzątanie i przekazanie kluczy, a kalendarz, ceny i rozliczenia prowadzi sam w programie. Dzięki temu płacisz za konkretne usługi, zachowujesz kontakt z gośćmi i widzisz pełne dane o przychodzie każdego lokalu.

Jak policzyć, co się opłaca u Ciebie

Weź przychód z ostatnich dwunastu miesięcy dla jednego apartamentu i pomnóż go przez stawkę z oferty zarządcy. Od kwoty odejmij to, co zarządca bierze na siebie, czyli faktyczne godziny, które poświęciłbyś na gości, sprzątanie i rozliczenia. Do porównania dodaj abonament programu i stawkę osoby, która zajmie się sprzątaniem. Jeśli różnica po odjęciu Twojego czasu nadal wynosi kilka tysięcy złotych rocznie, własna obsługa ma sens finansowy.

Pamiętaj, że najem krótkoterminowy ma własne wymogi formalne i podatkowe, a przepisy zmieniają się w zależności od miasta i formy najmu. Zanim podpiszesz umowę z zarządcą albo zdecydujesz się na własną obsługę, potwierdź szczegóły z księgowym.

Co program daje właścicielowi apartamentów

System do zarządzania najmem prowadzi kartę każdego lokalu z umowami, zaliczkami, kaucjami i historią wpłat. Przypomina o terminach i pokazuje przychód na lokal bez przepisywania danych między arkuszami. Szczegóły znajdziesz na stronie o zarządzaniu najmem krótkoterminowym, a przy większej liczbie lokali przyda się opis programu dla właściciela wielu mieszkań. Dla nieco dłuższych pobytów sprawdź też program do zarządzania najmem.

Jeśli już teraz masz kłopot z wpłatami, które przychodzą w częściach, zajrzyj do opisu programu do kontroli zaległości czynszowych.