Ile kosztuje program do zarządzania nieruchomościami

Cena programu do zarządzania nieruchomościami zależy od trzech rzeczy: liczby lokali, liczby osób pracujących w systemie i zakresu rozliczeń. Dla właściciela kilku mieszkań sensowny budżet to kilkaset złotych netto miesięcznie. Dla biura obsługującego kilkadziesiąt lokali to już od kilkuset do kilku tysięcy złotych, bo dochodzą role, raporty i wsparcie.

Z czego składa się cena programu do zarządzania nieruchomościami

Dostawcy rozliczają się najczęściej abonamentem miesięcznym lub rocznym, z progami za liczbę lokali. Rzadziej spotkasz opłatę za sztukę lokalu, która rośnie razem z portfelem i trudniej ją zaplanować. Zanim porównasz oferty, ustal, ile masz dziś lokali, ile będziesz miał za rok, kto poza Tobą musi mieć dostęp i czy potrzebujesz rozliczania mediów oraz eksportu dla księgowego.

Przy porównaniu cen sprawdzaj też, co jest w abonamencie, a co w dopłacie. Wdrożenie, import danych, dodatkowi użytkownicy i raporty bywają liczone osobno. Tańsza oferta bez rozliczania mediów potrafi wyjść drożej niż droższa, w której rozliczenie jest w cenie, bo różnice za media właściciel i tak wylicza ręcznie.

Ile kosztuje Własności

Do cen netto dolicza się VAT 23 procent. Płatność roczna obniża cenę o 50 procent, więc plan Start przy rocznym rozliczeniu wychodzi na około 125 zł netto miesięcznie. Dane lokali i historia wpłat zostają na koncie przy zmianie planu.

Koszty, o których łatwo zapomnieć

Abonament to nie cała kwota. Pierwszy miesiąc pochłonie czas na wprowadzenie lokali, najemców i aktualnych sald. Przy kilku mieszkaniach to zwykle jedno popołudnie, przy dwudziestu kilka dni po godzinach. Policz ten czas po swojej stawce, bo to realny koszt wdrożenia, nawet gdy dostawca nie wystawia za niego faktury.

Drugi koszt to przejście z poprzedniego sposobu pracy. Przez pierwszy kwartał warto prowadzić stary arkusz równolegle i porównywać salda. Trzeci to koszt braku programu, którego nie widać na fakturze: przeoczona podwyżka, zaległość znaleziona po trzech miesiącach, media rozliczone z pamięci. Jedna taka pomyłka przy czynszu 2 500 zł potrafi pochłonąć kilka miesięcy abonamentu.

Od ilu lokali program się opłaca

Prosta reguła: jeśli abonament jest niższy niż to, co tracisz miesięcznie na spóźnionych podwyżkach, nierozliczonych mediach i godzinach spędzonych nad arkuszem, program się zwraca. Przy jednym mieszkaniu z ryczałtowym czynszem zwykle się nie zwraca. Od trzech do czterech lokali, szczególnie z odczytami liczników i różnymi terminami umów, rachunek zaczyna wychodzić na plus.

Policz to dla siebie. Zapisz, ile godzin miesięcznie zajmuje Ci obsługa wszystkich lokali, pomnóż przez wartość godziny, dodaj kwoty z ostatnich zaległości i niedoliczonych mediów, a od sumy odejmij abonament. Jeśli wynik jest dodatni przez większość miesięcy, decyzja jest prosta. Szersze porównanie z własnym arkuszem znajdziesz w tekście arkusz czy program do zarządzania najmem.

Ile kosztuje zarządca zamiast programu

Alternatywą jest firma, która zarządza lokalami za prowizję. Zwykle to procent od czynszu, a nie stały abonament, więc koszt rośnie razem z przychodem. Szczegółowe porównanie stawek i progów opłacalności jest w tekście ile kosztuje zarządzanie najmem. Program nie zastąpi człowieka, który odbiera telefony i jeździ do lokalu, ale przejmuje całą biurową część obsługi.

Jak wybrać plan i nie przepłacić

Zacznij od planu, który mieści Twoje dzisiejsze lokale z zapasem na kolejne pół roku. Jeśli widzisz, że po zakupie dwóch kolejnych mieszkań przekroczysz limit, od razu rozważ wyższy plan, bo przenoszenie danych nie jest konieczne, a różnica w cenie bywa mniejsza niż koszt chaosu. Płatność roczna ma sens, gdy wiesz, że lokali nie będzie mniej, a oszczędność 50 procent to najtańszy sposób na obniżenie kosztu.

Przy zakupie sprawdź jeszcze, czy możesz eksportować dane. Dobre narzędzie pozwala wyjść z danymi, a nie zamyka Cię w jednym systemie. We Własnościach eksport przychodów z najmu dla księgowego jest częścią planów, a opis możliwości znajdziesz na stronie programu do zarządzania nieruchomościami.

Na co zwrócić uwagę przy umowie najmu

Program nie ma nic wspólnego z samą umową, ale dobrze prowadzony najem zaczyna się od niej. Zapisy o czynszu, waloryzacji, kaucji i terminie wypowiedzenia decydują o tym, co potem wpiszesz do systemu. Jeśli podpisujesz umowy z najemcami zdalnie, podpis elektroniczny dla firm i właścicieli skraca cały proces do jednego dnia, a podpisany dokument od razu trafia do teczki lokalu.

Zanim zdecydujesz o zakupie, zapytaj dostawcę o warunki wypowiedzenia abonamentu, o kopię danych i o to, co dzieje się z danymi po rezygnacji. To trzy pytania, które nie kosztują nic, a mogą oszczędzić kłopotów.

Podsumowanie kosztu dla właściciela kilku lokali

Dla właściciela trzech do ośmiu mieszkań realny koszt to abonament planu Start lub Portfel, jedno popołudnie wdrożenia i kilka tygodni równoległej pracy z arkuszem. W zamian dostajesz harmonogramy, przypomnienia, rozliczenie mediów i raport dla księgowego. Jeśli chcesz sprawdzić to na swoich danych, wybierz plan i zacznij od jednego lokalu. Dla kogoś, kto wynajmuje wiele mieszkań, osobno opisaliśmy program dla właściciela wielu mieszkań.