Arkusz czy program do zarządzania najmem co się opłaca

Arkusz wystarcza do jednego lub dwóch najmów z regularnymi wpłatami. Program do zarządzania najmem zaczyna się opłacać wtedy, gdy masz kilka lokali, różne terminy umów i rozliczasz media. Granica leży zwykle przy trzech do czterech lokalach, ale decyduje liczba terminów do pilnowania, nie liczba mieszkań.

Co arkusz robi dobrze

Arkusz jest tani, elastyczny i znasz go od lat. Do prostego zestawienia czynszów, w którym każdy najemca płaci tę samą kwotę tego samego dnia, nie potrzebujesz niczego więcej. Możesz dodać kolumny, kolory i prosty wzór na sumę zaległości, a całość otwiera się w kilka sekund. Dla właściciela jednego mieszkania jest to rozsądny wybór i nie ma powodu płacić za system.

Gdzie arkusz zaczyna zawodzić

Problemy pojawiają się w kilku powtarzalnych miejscach. Pierwsze to terminy. Arkusz niczego nie przypomni, dopóki sam do niego nie zajrzysz, więc koniec umowy na czas określony, termin podwyżki czy zwrot kaucji zależą od Twojej pamięci. Drugie to historia. Gdy najemca twierdzi, że zapłacił, szukasz w wyciągach, a nie w jednym zapisie powiązanym z należnością. Trzecie to media. Zaliczki, odczyty i rachunki lądują w osobnych zakładkach, a różnicę liczysz ręcznie raz na kilka miesięcy.

Czwarty problem to praca w parze. Jeśli lokale prowadzi z Tobą partner albo asystent, dwie osoby edytujące ten sam plik nadpisują sobie zmiany, a nikt nie widzi, kto co poprawił. Przy najmie cudzych mieszkań właściciel oczekuje raportu, a arkusz trzeba do tego dopiero przygotować.

Zestawienie arkusza i programu

Ile kosztuje błąd w arkuszu

Weźmy portfel pięciu lokali z czynszami po 3 000 zł. Jedno przeoczone przypomnienie o zaległości kończy się zwykle dodatkowym miesiącem bez wpłaty, czyli 3 000 zł, które trzeba potem odzyskiwać. Niedoliczona różnica za media w jednym lokalu to kilkaset złotych. Dwie takie sytuacje w roku często kosztują więcej niż roczny abonament na plan Start. To rachunek poglądowy, więc zastąp te kwoty swoimi czynszami i policz, ile zaległości zdarzyło Ci się w ostatnich dwunastu miesiącach.

Kiedy zostać przy arkuszu

Zostań przy arkuszu, jeśli wynajmujesz jedno mieszkanie jednej osobie od lat, czynsz jest ryczałtowy i niczego nie rozliczasz osobno. Dobrze działa też jako pierwsze narzędzie, gdy dopiero kupujesz drugi lokal. Kłopot zaczyna się dopiero wtedy, gdy zauważysz, że sprawdzanie terminów zajmuje Ci godzinę w tygodniu albo że nie jesteś pewien salda któregoś najemcy.

Kiedy przejść na program

Sygnały, że czas na zmianę: masz co najmniej trzy lokale, kilka umów z różnymi terminami, rozliczasz media według odczytów, pracujesz z kimś, kto też musi widzieć dane, albo przygotowujesz raporty dla właścicieli cudzych mieszkań. Wtedy abonament kupuje Ci spokój i pewność terminów. Przeniesienie nie jest trudne, bo lokale i najemców dodajesz z aktualnym saldem, bez odtwarzania całej historii. Opis możliwości znajdziesz na stronie programu do zarządzania najmem, a rozliczenia mediów w osobnym opisie programu do rozliczania czynszów i mediów.

Jak przenieść dane z arkusza

Zacznij od listy lokali z najemcami i stawkami. Potem dodaj obowiązujące umowy z datami zakończenia, wysokość kaucji i aktualne salda. Historię sprzed kilku lat możesz zostawić w starym pliku jako archiwum. Na koniec włącz przypomnienia o czynszach i terminach umów. Pierwszy rok najlepiej poprowadzić równolegle, sprawdzając, czy salda w programie zgadzają się z Twoim arkuszem. Gdy po kilku miesiącach zestawienia się pokrywają, stary plik możesz zamknąć.

Na koniec roku przyda się wsparcie księgowego, który pomoże wybrać formę opodatkowania, a w poszukiwaniu biura rachunkowego dobranego do najmu można porównać oferty według liczby dokumentów i formy prawnej. Eksport z programu oszczędza mu wtedy zestawianie wyciągów z plikami.