Ile kosztuje zarządzanie najmem i czy system się opłaca

Ile kosztuje zarządzanie najmem przez firmę

Zarządzanie najmem kosztuje zwykle od ośmiu do dwunastu procent miesięcznego czynszu, a część firm dolicza osobną opłatę za znalezienie najemcy, najczęściej równowartość jednego czynszu. Przy mieszkaniu wynajmowanym za 3 000 zł to około 240 do 360 zł co miesiąc. Stawki różnią się między miastami i zakresem usług, więc każdą ofertę trzeba porównać na piśmie.

Ten koszt płacisz przez cały czas trwania najmu, także wtedy, gdy mieszkanie stoi spokojnie i nic się nie dzieje. Dlatego pytanie nie brzmi, czy zarządca jest drogi, tylko za co dokładnie płacisz i ile z tego robi człowiek, a ile da się zrobić narzędziem.

Za co płacisz w prowizji zarządcy

W typowej umowie z zarządcą mieszczą się cztery grupy czynności. Pierwsza to pilnowanie wpłat i kontakt z najemcą w sprawie zaległości. Druga to rozliczenia mediów i opłat, w tym odczyty liczników. Trzecia to przeglądy lokalu, zgłaszanie i koordynowanie napraw. Czwarta to dokumenty, czyli umowy, aneksy, protokoły i rozliczenie kaucji.

Z tych czterech grup dwie pierwsze i czwarta są w dużej mierze powtarzalne. Opierają się na terminach i zapisach, nie na obecności człowieka w lokalu. Naprawy i przeglądy wymagają fizycznej obecności, dlatego tu zarządca naprawdę pracuje.

Z czego składa się cena poza prowizją

Przed podpisaniem umowy zapytaj o pozycje, które nie wchodzą do procentu. Często są to opłata za wyszukanie najemcy, koszt sporządzenia umowy, dodatkowa stawka za koordynację remontu oraz opłata za rozliczenie końcowe. Zapytaj też, co dzieje się przy pustostanie. Część firm nie pobiera prowizji, gdy nie ma czynszu, inne naliczają minimum.

Warto sprawdzić również, kto trzyma środki. Jeżeli czynsz wpływa na rachunek zarządcy, a Ty dostajesz przelew po potrąceniu prowizji, zapytaj o termin przekazania i sposób raportowania. Przejrzysty raport miesięczny to podstawa, a nie dodatek.

Ile kosztuje system zamiast zarządcy

System do zarządzania najmem działa w abonamencie, niezależnym od wysokości czynszu. W Własnościach plany zaczynają się od 249 zł netto miesięcznie dla właściciela do dziesięciu lokali, a przy płatności rocznej cena jest o połowę niższa. Plan Portfel, do 50 lokali i pięciu użytkowników, kosztuje 699 zł netto miesięcznie przy płatności miesięcznej. Do cen netto dolicza się 23 procent VAT.

Dla porównania, przy pięciu lokalach po 3 000 zł prowizja zarządcy w wysokości dziesięciu procent to 1 500 zł miesięcznie. Abonament jest wielokrotnie niższy, ale też robi mniej. Nie pojedzie na przegląd i nie zadzwoni do hydraulika. Zastępuje rozliczenia, terminy i dokumenty, czyli to, co w prowizji zarządcy stanowi najbardziej powtarzalną część pracy.

Zestawienie trzech sposobów prowadzenia najmu

Tabela pokazuje, że wybór nie jest zero jedynkowy. Wielu właścicieli łączy system z pomocą zarządcy tylko przy naprawach albo z administratorem, który odwiedza lokal. Wtedy rozliczenia i dokumenty pozostają w jednym miejscu, a usługi wykonywane na miejscu kupuje się osobno.

Kiedy zarządca jest rozsądniejszym wyborem

Zarządca wygrywa tam, gdzie w grę wchodzi odległość i czas. Mieszkasz w innym mieście, wynajmujesz krótkoterminowo z częstą rotacją gości albo nie chcesz odbierać telefonów od najemców. Wtedy prowizja kupuje Ci spokój, a system sam go nie zapewni. Jeśli jednak powód zlecenia jest wyłącznie taki, że nie nadążasz z terminami i rozliczeniami, tańsze bywa uporządkowanie dokumentów w programie i zostawienie sobie tylko kontaktu z najemcą.

Pytania do zarządcy przed podpisaniem umowy

Zapytaj, na jak długo podpisujesz umowę i z jakim okresem wypowiedzenia. Sprawdź, czy zarządca może samodzielnie zmieniać stawkę czynszu albo wybierać wykonawców napraw bez Twojej zgody i do jakiej kwoty. Poproś o wzór miesięcznego raportu oraz o informację, gdzie przechowywane są dokumenty lokalu i kto ma do nich dostęp.

Ustal też, co dzieje się z danymi najemców po zakończeniu współpracy. Jeżeli wszystkie umowy, protokoły i historię wpłat zarządca trzyma u siebie, zmiana firmy oznacza odtwarzanie dokumentacji od zera. Własny system lub kopia dokumentów u właściciela skraca ten proces do kilku dni.

Jak policzyć, co się opłaca

Zsumuj roczne czynsze ze wszystkich lokali i pomnóż przez stawkę zarządcy, którą Ci zaproponowano. Wynik porównaj z rocznym abonamentem systemu i wartością godzin, które spędzasz na rozliczeniach i przypomnieniach. Dodaj ryzyko, czyli kwotę, jaką straciłbyś przy jednej zapomnianej podwyżce lub przeterminowanej umowie.

Przy dwóch lokalach różnica jest niewielka i arkusz bywa wystarczający. Przy pięciu i więcej zarządca zabiera kwotę, za którą kupisz kilka lat abonamentu. Przy kilkunastu lokalach dochodzi kolejny argument. Wraz ze wzrostem portfela prowizja rośnie liniowo, a abonament skacze znacznie wolniej. Na etapie zawierania umów z najemcami pomocny bywa też podpis elektroniczny umowy, która nie wymaga formy szczególnej, bo skraca drogę od ustalenia warunków do podpisu. Najem okazjonalny wymaga osobnych formalności, więc ten wariant sprawdź przed podpisem.

Jak wdrożyć system w istniejącym portfelu

Zacznij od lokalu z najbardziej skomplikowanym rozliczeniem, bo tam zobaczysz oszczędność najszybciej. Wprowadź umowę, stawkę i bieżące saldo, a następnie włącz harmonogram czynszów i przypomnienia. Kolejne lokale dodajesz w tym samym trybie. Po dwóch miesiącach porównaj, ile czasu zajęły Ci rozliczenia i ile zaległości wykryto wcześniej niż dotąd. Dopiero wtedy decyduj, czy potrzebujesz zarządcy do czegokolwiek poza naprawami. Pełny opis możliwości znajdziesz na stronie program do zarządzania najmem, a plany i ceny w cenniku.