Umowa najmu okazjonalnego krok po kroku

Sprawdź strony i właściwą formę najmu

Zanim uzupełnisz wzór, ustal, czy możesz zawrzeć umowę najmu okazjonalnego. Dotyczy ona lokalu mieszkalnego i właściciela będącego osobą fizyczną, który nie prowadzi działalności gospodarczej w zakresie wynajmowania lokali. Umowa jest zawierana na czas oznaczony, maksymalnie dziesięciu lat. Jeżeli sytuacja nie spełnia tych warunków, samo dodanie załącznika notarialnego nie przesądzi o zastosowaniu szczególnego trybu.

Porównaj dane stron z dokumentami i sprawdź podstawę działania wynajmującego. Przy współwłasności lub pełnomocnictwie wyjaśnij zakres wymaganych zgód. Ustal również, kto będzie mieszkał w lokalu. Nie wpisuj przypadkowej osoby jako jedynego najemcy wyłącznie dlatego, że łatwiej może uzyskać dokumenty dotyczące innego adresu. Dane w umowie i załącznikach powinny odpowiadać rzeczywistemu układowi stron.

Opisz mieszkanie i czas trwania umowy

Umowę najmu okazjonalnego i jej zmiany należy sporządzić na piśmie pod rygorem nieważności. Wskaż strony, dokładny adres mieszkania, przedmiot najmu i daty rozpoczęcia oraz zakończenia. Opisz pomieszczenia oraz elementy oddawane do korzystania. Jeżeli najem obejmuje komórkę lub miejsce postojowe, ustal ich status i podstawę udostępnienia, zamiast ograniczać się do ogólnego określenia dodatków do mieszkania.

Rozdziel datę podpisania od dnia rozpoczęcia najmu oraz terminu przekazania kluczy. Przykładowo strony mogą podpisać dokument wcześniej, aby najemca zdążył przygotować akt notarialny. Umowa powinna jasno określać, jakie dokumenty mają zostać dostarczone i kiedy nastąpi wydanie lokalu. Nie pozostawiaj tych ustaleń wyłącznie w rozmowie telefonicznej, ponieważ później trudno odtworzyć zgodny zamiar stron.

Ustal czynsz i pozostałe należności

Wskaż wysokość czynszu, termin płatności oraz sposób jej dokonywania. Osobno opisz opłaty za media i inne dopuszczalne należności, zasady zaliczek oraz rozliczeń. Wyjaśnij, na jakich dokumentach będzie opierało się rozliczenie i jak najemca otrzyma informację o dopłacie lub nadpłacie. Nie używaj nieprecyzyjnego zapisu, że najemca pokrywa wszystkie koszty właściciela.

Jeżeli przewidujesz zmianę czynszu, określ warunki zgodne z zasadami dotyczącymi tej formy najmu. Rozróżnij zmianę czynszu od aktualizacji rozliczenia zużycia mediów. Przykładowo większe zużycie wody powinno wynikać z ustalonej metody rozliczenia, a nie z dowolnej korekty kwoty przez wynajmującego. Przejrzystość na tym etapie ogranicza spory o to, co obejmowała ustalona wpłata.

Zapisz zasady kaucji

Zawarcie umowy można uzależnić od wpłacenia kaucji. W najmie okazjonalnym nie może ona przekraczać dwunastokrotności miesięcznego czynszu za dany lokal, obliczonego według stawki obowiązującej w dniu zawarcia umowy. Nie licz tego limitu od dowolnie połączonej kwoty czynszu, mediów i wszystkich dodatkowych opłat. W razie wątpliwości zweryfikuj sposób wyliczenia przed podpisaniem dokumentu.

Opisz, co kaucja zabezpiecza, kiedy jest wpłacana i jak zostanie rozliczona po opróżnieniu lokalu. Uwzględnij ustawowe zasady jej zwrotu, w tym termin miesiąca od opróżnienia lokalu po potrąceniu należności objętych zabezpieczeniem. Nie traktuj kaucji automatycznie jako zapłaty za ostatni okres najmu. Przy potrąceniu wskaż podstawę oraz dokumenty, zamiast zatrzymywać całość bez rozliczenia.

Przygotuj wymagane załączniki

Komplet dokumentów jest równie ważny jak tekst umowy. Oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji wymaga aktu notarialnego i obejmuje zobowiązanie do opróżnienia oraz wydania mieszkania w terminie wskazanym w odpowiednim żądaniu. Przekaż notariuszowi uzgodnioną wersję umowy, aby dane i odniesienia były zgodne. Zwykły załącznik z podpisem najemcy nie zastępuje aktu.

• Dołącz oświadczenie najemcy w formie aktu notarialnego dotyczące egzekucji obowiązku opróżnienia i wydania lokalu.
• Dołącz wskazanie innego lokalu, w którym najemca będzie mógł zamieszkać w razie wykonania egzekucji.
• Dołącz zgodę właściciela tego lokalu lub osoby posiadającej do niego tytuł prawny na zamieszkanie najemcy i osób z nim mieszkających.

Na żądanie wynajmującego podpis pod zgodą dotyczącą innego lokalu powinien być notarialnie poświadczony. Ustal uprawnienie osoby udzielającej zgody. Potoczne określenie lokalu zamiennego nie powinno przesłaniać rzeczywistej funkcji tego dokumentu. Nie wpisuj adresu bez wiedzy osoby uprawnionej i nie przyjmuj zgody, która nie obejmuje rzeczywistych mieszkańców.

Przekaż lokal i dopilnuj zgłoszenia

Sporządź protokół przekazania z opisem stanu mieszkania, wyposażenia, liczników oraz wydanych kluczy. Rozróżnij istniejące uszkodzenia od zwykłych śladów korzystania. Zdjęcia mogą uzupełniać opis, jeśli strony wiedzą, czego dotyczą i kiedy je wykonano. Protokół nie zastępuje obowiązkowych załączników, ale pomaga później rozliczyć stan lokalu i kaucję.

Zgłoś zawarcie umowy naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu według miejsca zamieszkania właściciela w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu. Zachowaj potwierdzenie i przedstaw je najemcy na jego żądanie. Nie licz terminu automatycznie od podpisania, jeśli najem zaczyna się później. Niedopełnienie zgłoszenia wpływa na możliwość korzystania ze szczególnych rozwiązań przewidzianych dla tej umowy.

Opisz wypowiedzenie i aktualizację dokumentów

Umowa na czas oznaczony nie powinna zawierać obietnicy swobodnego zakończenia jej w dowolnym momencie bez oceny podstaw prawnych. Określ dopuszczalne przypadki wypowiedzenia i sprawdź ustawowe przesłanki mające zastosowanie do najmu okazjonalnego. Zaległość w płatnościach nie zawsze pozwala od razu wysłać skuteczne wypowiedzenie. Znaczenie mają wymagane wezwania, terminy oraz sposób doręczenia.

Ureguluj sposób przekazywania ważnych informacji i zgłaszania utraty możliwości zamieszkania we wskazanym lokalu. W takiej sytuacji najemca ma ustawowe obowiązki wskazania innego miejsca i dostarczenia odpowiedniej zgody. Brak ich wykonania może stanowić podstawę szczególnego wypowiedzenia, ale przed działaniem trzeba sprawdzić aktualne warunki. Zmiany umowy dokumentuj w wymaganej formie pisemnej.

Przed podpisaniem przeczytaj dokument z perspektywy obu stron. Sprawdź, czy terminy w załącznikach odpowiadają umowie i czy nie pozostawiono pustych pól do późniejszego uzupełnienia. Uzgodnione poprawki nanieś przed złożeniem podpisów. Każda strona powinna otrzymać zgodny komplet dokumentów. Jeśli wzór zawiera sprzeczne postanowienia o płatnościach, rozwiązaniu umowy lub zwrocie kaucji, wyjaśnij je od razu, zamiast liczyć na korzystną interpretację dopiero po powstaniu konfliktu.

Zaplanuj zwrot mieszkania i dalszą procedurę

Po zakończeniu najmu uzgodnij odbiór lokalu, odczyty liczników i rozliczenie. Jeżeli najemca nie opuszcza mieszkania po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, właściciel doręcza wymagane prawem żądanie opróżnienia lokalu. Musi ono spełniać ustawowe wymogi dotyczące treści, formy, w tym urzędowego poświadczenia podpisu właściciela, i terminu. Zachowaj dokumentację doręczenia potrzebną do dalszych czynności.

Gdy żądanie pozostaje bezskuteczne, dalsza droga może obejmować nadanie aktowi notarialnemu klauzuli wykonalności przez sąd oraz egzekucję prowadzoną przez komornika. Sam akt nie uprawnia do samodzielnej eksmisji. Uporządkowanie dat i rozliczeń ułatwiają odpowiednio dobrane funkcje systemu do obsługi najmu. Poradnik ma charakter ogólny. Przed wykorzystaniem umowy sprawdź aktualne brzmienie przepisów i dopasuj dokumenty do konkretnej sytuacji.

Otwórz demo na stronie głównej Policz swoj najem, a następnie poznaj plany i wybierz opcję do założenia konta we Własności.